José Tocchetto de Oliveira
A vida é cheia de experiências novas e devemos estar sempre abertos para aprender coisas novas, para escutar as pessoas com pontos de vista diferentes do nosso sobre o que já conhecemos e para analisar o novo com mente aberta, vontade aberta e coração aberto.
Nós, consultores, normalmente temos um modelo de sistema de gestão da qualidade (SGQ) na cabeça que foi construído de acordo com nossas experiências e como interpretamos os requisitos das normas quando as estudamos pela primeira vez ou após uma revisão de conteúdo.
Idealizamos a forma de atender os requisitos, os procedimentos escritos e registros que deveremos utilizar, em quais processos serão tratados os assuntos, onde serão inseridos os controles e como serão os formulários a serem preenchidos; enfim, planejamos o SGQ para aplicá-lo nas empresas clientes, moldando-o depois à realidade de cada empresa.
Muitas vezes, chegamos em um novo cliente e encontramos um SGQ com novidades, com formas diferentes de atender aos mesmos requisitos e temos que analisar qual a melhor opção para o cliente, adotando-a e aumentando a nossa experiência.
Isso tudo não é novidade para os consultores e clientes, mas tenho percebido que, com a entrada em vigor da versão 2015 da ISO 9001 no ano passado, existe uma grande oportunidade de simplificação do SGQ, integrando cada vez mais os documentos e controles necessários para atender aos requisitos, mas suavizando sua operação.
O tempo disponível para executar a gestão das atividades “da qualidade” pelos gestores de processos parece ser cada vez menor, causando acúmulo de “pendências”, que são resolvidas com pressa e superficialidade, gerando resultados indesejados e retrabalho.
Nesses sistemas “pesados”, se a solução for deixar os controles “da qualidade” para uma área ou processo específico, pior ainda, pois os gestores vão se afastar ainda mais do SGQ e os resultados só vão piorar.
Após um ano da migração da ISO 9001 para a versão 2015, utilizando os novos controles criados para atender os novos requisitos, está na hora de simplificar o SGQ. Muitos viraram monstros burocráticos e mais atrapalham do que ajudam.
A solução é repensar o SGQ de cada empresa com mente aberta, vontade aberta e coração aberto, entendendo por que o SGQ está “pesado”. Para isso, devemos analisar como a alta direção planejou a empresa e quais seus objetivos estratégicos, conhecer a estrutura do SGQ e, principalmente, escutar as pessoas dos diversos níveis da hierarquia, procurando entender suas dificuldades e expectativas e como podem ajudar na possível simplificação do SGQ.
Nosso objetivo deve ser garantir o desempenho e a eficácia do SGQ e, portanto, que a organização atinja seus resultados planejados de uma forma mais harmônica, de forma que as pessoas não sofram para realizar os resultados, utilizando um SGQ completo e enxuto que ajude realmente a organização e que não seja um fardo a ser carregado por exigência dos clientes e demais partes interessadas.
Nota: O mesmo raciocínio serve para sistemas de gestão integrada (SGI), independente das normas que os compõem.
