O Consultor José Tocchetto de Oliveira concedeu uma entrevista para o site em relação ao trabalho desenvolvido pela Tocchi na implantação da ISO 26000 em um cliente.
– O que está sendo desenvolvido e aplicado pela Tocchi neste projeto? Especifique as fases do projeto.
A Tocchi foi contratada para implantar a ISO 26000:2010 em um cliente que não será citado por motivos de cláusula de confidencialidade. Vou explicar o processo de implantação sem caracterizar o cliente.
A ISO 26000 é uma norma nova e muito complexa, considerando que deve avaliar os impactos econômicos, ambientais e sociais das decisões e atividades da organização em relação aos interesses de suas partes interessadas, objetivos estratégicos da organização, expectativas da sociedade (para ser uma empresa socialmente responsável) e contribuindo para atender os objetivos do desenvolvimento sustentável.
É um escopo bastante amplo e não existia até então uma metodologia já publicada e testada para realizar esta implantação.
O projeto foi coordenado pelo departamento que cuida da relação com as comunidades externas e eu sou o consultor responsável pela realização do trabalho, junto com a equipe do departamento.
Iniciamos no mês 1 (meados de 2015) com uma metodologia criada por mim, que consistia em fazer um grande diagnóstico da empresa para conhecer como opera e avaliar o que era material (significativo) para ser abordado no projeto piloto. Materialidade é um dos princípios das normas que tratam de Responsabilidade Social, pois uma empresa não pode deixar de fora de seu sistema de gestão assuntos que impactam fortemente suas relações e seus consequentes impactos.
O diagnóstico foi realizado através de avaliação de documentos e entrevistas com os gestores de todos os departamentos da unidade operacional piloto e da gestão, que fica em outra localidade. Estas entrevistas geraram um relatório dos principais pontos a serem tratados num escopo piloto, que englobaria os principais stakeholders (também chamados de partes interessadas ou grupos de interesse) da empresa, que seriam: pessoas (funcionários e terceiros), fornecedores e comunidades.
Este processo de entrevistas e visitas às instalações foi realizado intercalado com alguns treinamentos referentes a Responsabilidade Social e ao conteúdo da norma, ministrados por mim para a equipe de trabalho, representando as diretorias e os departamentos envolvidos no escopo.
Até este momento tinham sido realizadas 4 semanas de trabalho nos meses restantes do ano de 2015.
A partir de Fevereiro de 2016 o projeto foi retomado com um treinamento nos “7 temas centrais da Responsabilidade Social”, que são os temas nos quais a norma ISO 26000 está estruturada. Estes temas são subdivididos em questões que devem ser respondidas pela empresa para avaliar o grau de “atendimento” (não são requisitos, são recomendações) da norma. Estas questões por sua vez trazem algumas ações esperadas de empresas socialmente responsáveis e as expectativas da sociedade relacionadas a cada questão e tema, orientando as empresas sobre o que necessitam abordar para ficarem alinhados aos princípios e temas de Responsabilidade Social da norma ISO 26000.
O planejamento neste momento (Março de 2016) conduzia os trabalhos para a preparação das equipes para a realização de uma due diligence, espécie de auditoria de compliance (conformidade) com a norma e com as boas práticas sociais esperadas de empresas socialmente responsáveis. Foram treinados os integrantes dos departamentos do projeto piloto no entendimento dos temas e questões, sua aplicabilidade por departamento, identificação dos principais stakeholders de cada departamento e preparação das planilhas de trabalho a serem utilizadas na due diligence.
Em abril continuamos a discussão com os departamentos sobre os temas e questões, definimos os critérios de avaliação de conformidade da due diligence, e fizemos uma avaliação prévia de atendimento as questões por cada departamento. Foi aí que planejamos com detalhes a due diligence que seria realizada em 3 semanas do mês de maio de 2016, sendo que na última destas 3 semanas, realizaríamos uma auditoria de conformidade legal tanto social, como de segurança, saúde e meio ambiente. Recebemos o apoio dos coordenadores do SGI, dos responsáveis pelo controle de requisitos legais, foi adquirido um módulo de legislação social junto ao fornecedor do software de gestão de legislação utilizado e preparamos a agenda da due diligence.
Tudo pronto para a Due diligence. Esta foi realizada nas semanas previstas e foi um período de intenso trabalho de todos os envolvidos, que se organizaram para atender a equipe de “auditores” e preencher as planilhas, responder entrevistas, selecionar trabalhadores para entrevistas sociais, visitar a área produtiva e as comunidades do entorno da empresa, e muitas outras atividades. Na última semana, conformidade legal e fechamento de pendências.
Em junho, duas semanas de fechamento da due diligence, organização das informações, preparação das tabelas, elaboração de relatórios e treinamento da equipe interna de auditores para a realização de futura auditoria interna da ISO 26000, que mesmo não sendo certificável, seria auditada internamente.
Em julho foram concluídos os relatórios e apresentados para a alta direção (presidente) de forma a prestar contas do trabalho executado e dos pontos de melhoria identificados, acrescidos de sugestão de planos de ação a serem executados para aumentar o grau de conformidade com a norma. Os próximos passos são a implantação das ações, que abrangem desde alterar e/ou criar documentos com viés social, meio ambiente e de segurança e saúde ocupacional, treinar pessoas no código de conduta, e implantar esta documentação para realizar uma auditoria interna da ISO 26000 em conjunto com as demais normas do SGI, já certificadas, e que serão avaliadas externamente até o final deste ano.
Em outubro está previsto uma auditoria interna específica da ISO 26000, onde serão avaliados os resultados de todas as ações propostas e implementadas nos meses de julho a outubro.
Por fim, este projeto piloto se encerra em novembro com uma avaliação final da nova auditoria e do projeto como um todo.
Como está sendo a receptividade de todos os colaboradores da empresa?
Por ser uma norma social, ela mexe com assuntos de total interesse dos trabalhadores e terceirizados que atuam em nome da empresa. A receptividade é boa, embora sempre existam os descrentes que acham que a empresa faz por marketing e não por acreditar naquilo que as normas pregam. No caso deste cliente, e em se tratando da ISO 26000, que não é certificável, este foi justamente um dos motivos que levou a escolher esta norma. Não é para certificar e mostrar ao mundo que possui um sistema de acordo com os requisitos mandatórios de uma norma certificável. Esta norma foi escolhida por ser voluntária e por ser mais abrangente e focar uma gama de partes interessadas que não é foco de outras normas sociais.
Inicialmente houve um pouco de resistência dos gestores por não conhecerem a norma e por se tratar de relações entre pessoas e por isto com interesses muitas vezes opostos. À medida que foram conhecendo melhor, em função dos treinamentos e entrevistas realizados, foi-se notando a possibilidade de melhorar a comunicação, os relacionamentos, a eliminação de pontos cinzas, definição de assuntos que antes não eram claros e a receptividade aumentou. Importante também citar que houve uma clara comunicação da presidência sobre a importância que esta dava a implantação da norma, pois existia a intenção forte de avaliar a situação atual e melhorar o que fosse possível, neste primeiro momento do projeto piloto.
O relatório da Due Diligence também foi muito bem aceito pela alta direção que recebeu informações importantes sobre a realidade da empresa, passando por cima de filtros normalmente existentes e que impedem um fluxo mais livre de informações entre a base e o topo da pirâmide hierárquica das organizações. Aqui não foi diferente e as ações sugeridas como resultado da due diligence foram distribuídas aos gestores para avaliação e implantação.
Quais os maiores desafios que uma empresa tem na aplicação das certificações?
Aqui há que se separar normas certificáveis e não certificáveis. O Sistema de gestão Integrada (SGI) existente hoje é certificado nas normas de qualidade (ISO 9001), Meio Ambiente (ISO 14001) e Segurança e saúde (OHSAS 18001). A ISO 26000 (Responsabilidade Social) não é certificável. Normas certificáveis trazem requisitos que as empresas DEVEM atender. Uma norma como a 26000 é um guia que traz RECOMENDAÇÕES para as empresas que quiserem SE BASEAR NO GUIA, para melhorar sua atuação no tema trabalhado.
Mas em relação a desafios, todas normas os possuem. A ISO 26000 por ser uma norma muito abrangente e não ter uma prescrição de atendimento para cada item, será implantada por partes, conforme a velocidade e possibilidades da empresa. Talvez não ter um prazo de certificação, que seria o prazo da auditoria, possa atrapalhar e atrasar a implantação. As pessoas que estão sempre muito atarefadas e que terão que dedicar tempo também para atender os consultores, trabalhar para responder questionamentos, executar ações referentes a melhorias em seus departamentos e processos, podem resistir à implantação. Além da falta de tempo e assistentes (pessoas) terão que se posicionar em relação as novas práticas sugeridas pela norma, o que muitas vezes requer uma reflexão interna e até mudança de atitudes pessoais. Só aí, já poderá aparecer uma grande e conhecida resistência quando se trata de mudanças. Ninguém muda sua forma de atuar facilmente e uma norma social, de respeito ao próximo, de maior transparência e com comunicação efetiva, pode trazer muitas mudanças pela frente. Alguns assuntos “espinhosos” deverão ser claramente tratados e as pessoas terão que assumir posições frente a seus superiores e subordinados. Uma maior exposição dos profissionais. Assumir responsabilidades publicamente. Isto muitas vezes não é fácil e cômodo.
Em contrapartida, os benefícios de se enfrentar estas dificuldades e ultrapassá-las são enormes. Imaginem uma empresa onde as relações sejam claras e objetivas. Onde em vez de “Puxar o tapete” as pessoas se ajudem a andar, a caminhar todos juntos para o mesmo objetivo, se apoiando mutuamente, com responsabilidades definidas e políticas e objetivos claros, desafiadores e reais. Quem não gostaria de atuar numa empresa destas?
Outro ponto que pode ser considerado um grande desafio é o maior envolvimento com as partes interessadas. A norma ISO 26000 tem como princípios a transparência e a accountability, traduzida por “se responsabilizar por suas ações e prestar contas”. Muitas empresas não estão acostumadas com isto. É uma postura de empresa séria, socialmente responsável não no papel, mas na prática. Muitas empresas perdem totalmente a credibilidade por não assumir a responsabilidade por seus atos. Junto com a credibilidade vai ladeira abaixo o valor da empresa, expresso no valor de suas ações no mercado de capitais. Neste momento econômico, social, político e ambiental pelo qual passa o Brasil, com as tragédias recentemente registradas, e com o cenário político em total ebulição, o valor de ser socialmente responsável é incomensurável. Empresas que passarem por este período sem ser citadas em corrupção e em impactos ambientais adversos, adquirirão mais respeito do que já tinham e serão reconhecidas cada vez mais pelo grande mercado. Qual o preço disto?
Esta norma social ajuda as empresas a organizarem suas práticas internas e externas para serem mais efetivas na Responsabilidade Social e como prêmio, reduzir riscos sociais, ambientais, econômicos, ou seja, aumentar sua sustentabilidade.
Ao se envolver mais com as partes interessadas pertinentes a empresa se expõe mais, vai tratar de assuntos que talvez nem tenha responsabilidade, mas que são importantes para algum de seus stakeholders. Considerar os interesses das partes interessadas pertinentes (PIP’s) é uma grande responsabilidade e exige técnicas de comunicação e abordagem específicas, profissionais e com total transparência. Nem todas as empresas estão preparadas para isto.
Outro ponto forte das normas sociais e da ISO 26000 principalmente é o atendimento à legislação aplicável a todas as disciplinas envolvidas na sustentabilidade, ou seja, social, ambiental e econômica. Identificar a legislação e fazer uma análise de conformidade legal exige investimentos, além daqueles oriundos de uma possível adequação que seja necessária. É um tema que requer investimentos de tempo, pessoal e recursos financeiros, mas que traz uma tranquilidade para a empresa por saber exatamente seu grau de aderência e conformidade com as leis, reduzindo riscos de não atendimento e multas.
O que a Tocchi Empresarial tem de diferencial na aplicação destas soluções sociais?
A Tocchi Empresarial é uma empresa que atuou muito tempo em consultorias e auditorias de sistemas de gestão integrados, com destaque para auditorias de sistemas de gestão sociais, pela norma SA 8000, mundialmente reconhecida como um padrão social de difícil implantação pelas empresas devido a ter padrões rigorosos de atendimento a seus requisitos. Além da norma social, a formação em segurança e saúde ocupacional e meio ambiente e quase 20 anos atuando em gestão da qualidade, fazem com que tenhamos uma visão completa de organizações e suas relações com partes interessadas, cada uma com suas particularidades e necessidades. Uma especialização em Responsabilidade Social adquirida de profissionais do ramo em 2002, na ABRH-RS, complementa a formação necessária. Com 10 anos de auditorias sociais, auditando grupos empresariais destacados do Brasil e exterior, como Banco Bradesco, Marcopolo e Grupo Calvo (El Salvador), a análise das práticas sociais foram fundamentais para realizar uma boa due diligence e levantar pontos de melhoria para o cliente.
Esta visão holística e de gestão empresarial de grandes organizações, associada a constante atualização e busca de novos conhecimentos e a grande experiência com a implantação e auditorias de normas de gestão permitiram criar a metodologia para implantação da ISO 26000 utilizada neste cliente e validada pelo resultado positivo alcançado até o momento.
