Piloto da série: “Como funciona?”, com o tema Implantação da ISO 9001 – Qualidade.
Por José Tocchetto Oliveira
Muitas pessoas e empresas têm me perguntado como é o trabalho de implantação de uma norma para certificação. De uma forma geral, o trabalho tem um formato bem parecido para todas as normas de sistemas de gestão, claro que cada uma com as suas particularidades. Nesse post vou falar um pouco da implantação da ISO 9001 e tudo que está envolvido, inclusive o trabalho do consultor.
Uma consultoria deve durar mais ou menos um ano, considerando uma média de 3 a 4 dias de trabalho por mês, conforme a necessidade de cada cliente. Existem vários fatores que influenciam no prazo de implantação, como por exemplo:
- Escopo da certificação: matriz e unidades produtivas e administrativas: quantidade e localização;
- Ramo de negócio: no caso de processos químicos, dependendo do grau de complexidade, tem que detalhar mais a documentação, sempre aproveitando o que já existe na empresa;
- Documentação e controles já existentes;
- Envolvimento da alta direção no processo (quanto maior melhor);
- Existência ou não de planejamento estratégico formal e gestão de indicadores;
- Dedicação e disponibilidade das pessoas da equipe de implantação para receber o consultor nos dias de visita e para fazer as tarefas deixadas como “tema de casa” entre uma visita e outra;
- Cooperação da gerência ou gestores de processos na implantação e na conscientização própria e de seus subordinados;
- Alguma data especial a ser respeitada para a certificação;
As visitas normalmente são semanais, dependendo do número de visitas necessárias por mês. Cada jornada leva em torno de 7 horas de trabalho por dia, de acordo com os horários da empresa. Nesses dias são executadas as atividades do dia, planejadas as próximas etapas, pessoas são instruídas a fazer o que fica decidido e na visita seguinte, é feito follow up das tarefas anteriores, planejadas as próximas e assim por diante.
Normalmente iniciamos pelo treinamento na norma para os gestores de processo e pessoas que comporão a equipe de trabalho de implantação, que normalmente se tornam os auditores internos da empresa.
A segunda etapa é a gestão estratégica da organização: direcionamento estratégico, objetivos e metas, indicadores, análise de mudanças, gestão de riscos do negócio, partes interessadas, definição dos processos, etc. É onde há o maior envolvimento da gestão.
A partir daí, trabalhamos cada um dos processos para definir sua gestão e operação, seguindo o PDCA (plan-do-check-act) e escrevendo os documentos, bem como, criando os formulários necessários para controlar cada etapa do processo segundo os requisitos da norma.
Uma vez trabalhados os processos, como todas as atividades da empresa estarão em algum dos processos (também chamados de “áreas” da empresa), todas as atividades serão mapeadas e descritas. Isso permite que sejam executadas de forma planejada e controlada, para alcançar os resultados planejados.
O sistema deve “rodar” uns 2 meses para fazermos os ajustes necessários e depois disso fazemos uma auditoria interna, com o consultor de auditor líder e a equipe de implantação, já treinada, como auditores membros da equipe. Isso é importante porque já passam por uma auditoria prática, para fixar as boas práticas de auditoria.
Após corrigir os problemas detectados na auditoria, a alta direção promove uma análise crítica completa do sistema de gestão da qualidade (SGQ), que é o conjunto de documentos e atividades dos processos da empresa, e define novas metas para o período seguinte, recursos necessários, mudanças e melhorias para o próximo ano e por fim, declara sua aceitação ou não dos resultados e se alguma questão estratégica precisa ser alterada. Por fim, cobra planos de ação para o que não estiver ok.
Neste meio tempo, a empresa deve contratar um organismo certificador externo, que é independente da consultoria. Ele deve auditar o SGQ e verificar se atende os requisitos da norma ISO 9001. Caso atenda, este organismo certificador emitirá o certificado ISO 9001:2015, para o escopo auditado.
Em termos de investimento, serão necessários recursos para:
1 -Honorários e despesas da consultoria;
2- Adequação a requisitos legais e obrigatórios para a empresa funcionar (licença de operação, alvará de funcionamento, PPRA, PCMSO, (o novo PGR da nova NR 01), adequação às normas regulamentadoras aplicáveis ao negócio, APPCI (Alvará do corpo de bombeiros), etc, evitando que seja fechada ou atrapalhada na sua capacidade de atender os requisitos dos clientes e demais partes interessadas.
3 – Contratação do organismo certificador (contrato de 3 anos com pagamento de acordo com as atividades realizadas nos 3 anos);
4 – Recursos necessários à capacitação das pessoas e à organização dos processos visando atingir seus resultados esperados.
Os pagamentos à consultoria são feitos no final de cada mês, proporcionais aos dias trabalhados em cada mês.
Em linhas gerais, é assim que funciona. Ao final da implantação do SGQ e consequente certificação da empresa, cessam os trabalhos da consultoria, pois o grupo interno que acompanhou a implantação fica capacitado para tocar o SGQ, sempre com a participação efetiva da alta direção e gestores de processo.
